Cách viết thư cho khách hàng thanh toán

Khi yêu cầu thanh toán của khách hàng, các biện pháp thích hợp được sử dụng để tạo thư hiệu quả để gửi cho họ. Thư yêu cầu thanh toán được sử dụng khi khách hàng không thanh toán hóa đơn vào ngày đáo hạn. Khách hàng mất nhiều thời gian để thanh toán hóa đơn, công ty viết thư cho khách hàng này càng nhiều thư. Thư yêu cầu thanh toán phải lịch sự, rõ ràng và phải cung cấp chi tiết về hành vi vi phạm mà khách hàng đang cam kết.

Các bước để làm theo:

1

Nó sử dụng tiêu đề thư của công ty, bởi vì nó chứa tất cả thông tin về tổ chức và thường trông trang trọng hơn.

2

Bức thư phải được gửi đến một người cụ thể . Bạn phải có ngày của thư, theo sau là tên và địa chỉ của khách hàng. Địa chỉ người nói "Kính gửi", theo sau là tên đầy đủ của khách hàng.

3

Chỉ định mục đích của bức thư. Một lá thư cho một yêu cầu thanh toán phải truyền đạt rõ ràng mục đích này khi bắt đầu cùng. Sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp, và sử dụng những từ tích cực và ấm áp.

4

Bao gồm các chi tiết của khoản nợ. Chỉ định ngày của dịch vụ cho khoản nợ này, ngày đáo hạn ban đầu và số tiền nợ bao gồm cả phí trễ. Nó bao gồm số hóa đơn, do đó cho phép khách hàng tìm tài liệu gốc dễ dàng hơn. Nhiều công ty cũng sẽ bao gồm một bản sao của hóa đơn gốc trong loại thư này. Thông báo cho khách hàng về lãi suất của các khoản thanh toán trễ.

5

Yêu cầu khách hàng thanh toán. Khách hàng biết rằng có thể tránh được nhiều khoản phí hơn cho các khoản thanh toán trễ bằng cách trả số tiền tương ứng trong một khoảng thời gian nhất định. Yêu cầu khách hàng gọi cho bạn để sắp xếp nếu anh ta không thể thực hiện thanh toán đầy đủ vào ngày đó. Bao gồm việc gia hạn số điện thoại trực tiếp của bạn, nếu cần thiết. Bao gồm địa chỉ email của bạn và do đó cung cấp thư từ của bạn thông qua mẫu này, nếu khách hàng muốn.

6

Cảm ơn khách hàng. Nếu thanh toán đã được thực hiện, cảm ơn khách hàng. Cảm ơn khách hàng trước vì đã gửi một khoản thanh toán kịp thời. Nói với khách hàng rằng nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này, đừng ngần ngại gọi.