Cách trả lời điện thoại một cách chuyên nghiệp.

Có kỹ năng của một chuyên gia điện thoại có thể giúp bạn thành công trong thế giới kinh doanh, cho dù bạn đại diện cho một doanh nghiệp nhỏ, cung cấp thông tin cho một tổ chức tài chính hoặc đóng vai trò là đường truyền thông đầu tiên cho một tập đoàn lớn. Một cách chuyên nghiệp để trả lời điện thoại trong giao tiếp kinh doanh giúp mọi thứ rõ ràng giữa hai bên. "Giao tiếp rõ ràng và lắng nghe hiệu quả là nền tảng của các mối quan hệ trung thành." Khi mọi người không thể nhìn thấy người ở đầu kia của điện thoại, một thái độ tự tin, hiểu biết cho họ biết rằng họ đang giao dịch với một chuyên gia. .

Các bước để làm theo:

1

Dành thời gian của bạn để nhận máy thu của một cuộc gọi đến. Vội vã trả lời điện thoại khi bạn chưa sẵn sàng, nói với người ở đầu kia rằng bạn chưa sẵn sàng nhận cuộc gọi. Hãy để điện thoại reo một hoặc hai lần trước khi bạn nhấc máy và hít một hơi thật sâu để chuẩn bị cho cuộc gọi.

2

Trích dẫn tổ chức bạn đại diện và tên của bạn. Thời điểm này rất quan trọng vì nó truyền thông tin cơ bản nhất cho bên kia và loại bỏ mọi nghi ngờ về việc liệu đó có phải là số chính xác hay không.

3

Lắng nghe người gọi cẩn thận. Đợi cho đến khi bạn nói xong để trả lời và đảm bảo bạn hiểu câu hỏi của mình trước khi trả lời. Làm rõ bất kỳ chi tiết nào về câu hỏi của người đối thoại nếu bạn không chắc chắn.

4

Nói chậm khi bạn trả lời người gọi. Hãy tự tin vào câu trả lời của bạn. Chọn ngôn ngữ của bạn một cách cẩn thận, vì biệt ngữ hoặc từ ngữ thiếu quyết đoán có thể khiến người gọi nghi ngờ về trải nghiệm của họ. Hỏi người gọi nếu bạn hiểu thông tin bạn cung cấp.

5

Hãy xin phép trước khi giữ cuộc gọi . Cảm ơn người gọi vì sự kiên nhẫn của bạn và cho anh ta biết anh ta sẽ phải đợi bao lâu. Yêu cầu phê duyệt để chuyển tiếp tin nhắn hoặc tìm kiếm một truy vấn, vì điều này sẽ cung cấp cho người gọi tùy chọn chờ trực tuyến hay không.

6

Kiểm tra xem người gọi có hiểu thông tin bạn cung cấp không. Xem lại ngày và thời gian quan trọng. Hỏi người gọi nếu họ có thể giúp đỡ nhiều hơn trước khi kết thúc cuộc gọi. Cảm ơn người gọi khi chấm dứt cuộc gọi.

Mẹo