Cách tổ chức tập tin

Việc tổ chức hệ thống tập tin của bạn có thể ngăn ngừa việc mất tài liệu . Sau khi bạn đã sắp xếp các tệp, bạn có thể giảm số lượng tài liệu trong các thư mục của mình và chỉ trình bày những gì quan trọng và cần thiết cho bạn.

Bạn sẽ cần:
  • Thư mục treo
  • Tập tin thư mục
  • Nhãn
Các bước để làm theo:

1

Sắp xếp tài liệu theo tổ chức của bạn thành các nhóm, vì điều này sẽ giúp phối hợp các danh mục hoặc lớp học của bạn. Quyết định những tài liệu nên được đặt trong mỗi thể loại. Tạo các phần trong mỗi danh mục, vì nó sẽ giúp bạn trong việc quản lý và tổ chức các tệp của bạn.

2

Tạo các danh mục phụ cho mỗi danh mục. Có thể khó tổ chức một hệ thống tệp thành các danh mục và danh mục con, nhưng sẽ thuận tiện sau khi hệ thống tệp được tổ chức. Các hệ thống tệp này có thể hữu ích và ngoài ra, bạn có thể đơn giản hóa hệ thống tệp bằng cách chia thành các loại phụ khác nhau như địa điểm, ngày và tên.

3

Phân loại hệ thống thư mục của bạn bằng cách sử dụng màu được mã hóa để tạo tất cả các tệp quan trọng và giữ chúng tách biệt với nhau. Màu sắc quan trọng sẽ giúp bạn tìm thấy bất kỳ tệp nào được đề cập bất cứ lúc nào và bạn sẽ không phải kiểm tra từng thư mục khi bạn cần xác định vị trí một tệp cụ thể.

4

Sử dụng ba đến năm màu. Sử dụng một màu sắc cụ thể cho mỗi thể loại. Bạn có thể sử dụng màu xanh lam cho các tệp hộ gia đình, đỏ cho các tệp y tế, xanh lục cho các tệp tài chính và màu cam cho các tệp cá nhân. Sử dụng màu sắc bạn có thể tách từng loại.

5

Sử dụng nhãn màu cho các thư mục treo và nhãn trắng để dán nhãn, vì chúng có thể dễ dàng đọc được bằng màu trắng. Đặt mỗi nhãn vào vị trí lập bảng của thư mục dựa trên các danh mục bạn đã tạo theo thứ tự chữ cái hoặc số.

Mẹo
  • Bạn có thể đặt nhãn trong thư mục của mình bằng số, nhưng tránh sắp xếp các tệp theo thứ tự số. Bạn có thể thích có một hệ thống tập tin theo thứ tự chữ cái với các tên như bác sĩ, tài chính hộ gia đình và nhân sự.
  • Việc sử dụng một màu nhất định như màu đỏ cho hồ sơ y tế xác định tầm quan trọng của tệp và sẽ dễ dàng truy cập để tiếp cận chúng khi đến lúc cần gọi khẩn cấp.